Benchmarks de P&L para restaurantes: los cinco números que le dicen si su restaurante está sano

Un restaurante no fracasa por estar vacío. Fracasa por estar lleno con los márgenes equivocados.

La mayoría de los operadores puede recitar las ventas de anoche hasta el último dólar y no tiene idea de si el negocio que hay debajo es sólido. Los ingresos son el número que todos miran. Casi nunca es el número que decide si mantiene las puertas abiertas.

No necesita un título en finanzas para ver venir los problemas. Cinco números de su estado de resultados (P&L) le dicen casi todo lo que necesita saber: costo de alimentos, costo de bebidas, costo de mano de obra, prime cost (costo de alimentos + mano de obra) y costo de ocupación. Léalos con honestidad una vez al mes y detectará los problemas mientras todavía son baratos de corregir.

Es la misma revisión que hacemos al inicio de cada proyecto, y la que la calculadora gratuita de benchmarks de P&L automatiza.

¿Cuánto debería ser el costo de alimentos en un restaurante?

Su costo de alimentos es lo que gasta en ingredientes como proporción de los alimentos que vende. Para la mayoría de los restaurantes de servicio completo, se sitúa entre el 28 y el 35 por ciento de las ventas de alimentos.

Si sube por encima de la mitad de los treinta, solo hay cuatro lugares a donde se ha ido. Su menú tiene precios por debajo de sus costos. Las porciones han crecido. Las compras están descontroladas. O el producto está saliendo por la puerta de atrás. No son igual de probables, ni igual de caros de corregir, y por eso el número por sí solo es un punto de partida y no una respuesta.

El error es tratar el costo de alimentos como un problema de cocina. Normalmente es un problema de precios del que se culpa a la cocina. Si sus proveedores subieron los precios en marzo y su menú no se ha movido desde enero, ningún ajuste en la preparación cerrará esa brecha.

Un hábito que vale la pena construir: costee sus cinco platos más vendidos cada trimestre, no cada año. Esos cinco concentran la mayor parte de su gasto en alimentos. Si ellos aguantan, el menú aguanta.

¿Cuál es un buen costo de bebidas (pour cost)?

El costo de bebidas debería situarse aproximadamente entre el 18 y el 24 por ciento de las ventas de bebidas.

Las bebidas son la línea más indulgente que tiene y la que más comúnmente se desperdicia. Tienen un margen mucho mejor que los alimentos, así que ajustarla cae casi por completo al resultado final. Un punto de costo de bebidas vale más para usted que un punto de costo de alimentos, y normalmente es más fácil de encontrar.

Donde se fuga rara vez es robo, diga lo que diga el folclore. Es el sobreservido, las cortesías sin registrar, las bebidas del personal que nadie marca y una carta de vinos con tres referencias muertas que inmovilizan efectivo. Pese sus botellas al cierre de mes durante dos meses seguidos y sabrá cuál de esos tiene.

¿Qué porcentaje debería ser el costo de mano de obra en un restaurante?

Como proporción de los ingresos totales, la mano de obra en servicio completo ronda hoy una mediana del 36 por ciento. Los operadores rentables la mantienen más cerca del 34.

Esa brecha de dos puntos es toda la conversación, y no se gana recortando personas. Se gana ajustando las horas a la demanda. La mayor parte del sobregasto se esconde en las horas flojas: el martes entre las dos y las cinco cuando hay cuatro personas en turno y entran once cubiertos, el preturno que empieza cuarenta minutos antes de que alguien pueda necesitarlo, el encargado de cierre que se queda hasta medianoche porque así lo ha dicho siempre el horario.

La mano de obra es además el único de estos cinco números que puede mover en una sola semana. El costo de alimentos cambia cuando llega su próximo pedido. La ocupación cambia cuando firma un nuevo contrato de arrendamiento. El horario cambia el domingo por la noche. Eso la convierte en el primer lugar donde mirar cuando necesita un resultado rápido, y explicamos la mecánica en el artículo sobre horarios y mano de obra.

¿Qué es el prime cost de un restaurante y cuánto debería ser?

El prime cost es alimentos, bebidas y mano de obra combinados, medidos contra los ingresos. Es el indicador más honesto de salud operativa que tiene.

Manténgalo en o por debajo del 60 al 65 por ciento en un restaurante de servicio completo. Pasado el 65, la matemática deja de funcionar por muy lleno que esté. Puede tener el local lleno cada noche y aun así perder dinero, y el prime cost es el número que le dice que eso está pasando antes que el extracto bancario.

La razón por la que el prime cost importa más que cualquiera de sus partes es que resiste el juego de trampas. Una cocina que reduce el costo de alimentos apoyándose en un equipo ya exprimido no ha ahorrado nada. Ha movido dinero de una línea a otra y lo ha llamado victoria. El prime cost lo detecta, porque ambas líneas están dentro de él.

Si sigue un solo número cada mes y nada más, siga este.

¿Cuánto debería ser el costo de ocupación como porcentaje de las ventas?

La ocupación es la renta y el costo de estar en su edificio, como proporción de las ventas. Apunte al 8-10 por ciento o menos.

No puede corregirla semana a semana, y justamente por eso merece una mirada dura antes de firmar el contrato de arrendamiento y no después. Un costo de ocupación dos puntos por encima no se anuncia. Se lleva en silencio el margen con el que contaba y sigue llevándoselo durante toda la vigencia del contrato.

La única palanca que sí tiene es el volumen de ventas. La ocupación es fija en dólares y variable como porcentaje, así que un local que crece hasta una semana promedio más alta mejora este número sin renegociar nada.

Cómo leer los cinco números en conjunto

Cualquier número por sí solo puede engañar. Leídos juntos, cuentan una historia.

Un costo de alimentos alto con mano de obra sana apunta a compras o precios. Un costo de alimentos sano con mano de obra desbocada apunta a los horarios. Un buen prime cost aplastado por la ocupación apunta a una decisión inmobiliaria y no operativa, y ninguna disciplina de cocina lo rescatará.

Ese último caso merece detenerse, porque es el que los operadores más a menudo interpretan mal. Si su prime cost está limpio y aun así no gana dinero, el problema no está en el local. Trabajar más duro en alimentos y mano de obra no lo tocará.

¿Con qué frecuencia debería revisar estos números?

Cada mes, el mismo día de cada mes, quiera verlos o no.

Semanalmente es mejor para alimentos y mano de obra si su sistema se lo permite, porque ambos se mueven tan rápido que un mes es mucho tiempo para estar equivocado. Pero lo mensual hecho con constancia supera a lo semanal hecho cuando se acuerda. La disciplina no es la frecuencia. Es negarse a apartar la vista del que se está desviando.

Por dónde empezar

Saque los cinco números del mes pasado. Compare cada uno con los rangos de arriba. El que esté más fuera de rango, ese es su trabajo del próximo mes.

Si quiere que la comparación se haga por usted, la calculadora gratuita de benchmarks de P&L ejecuta exactamente esta revisión y muestra el margen anual en juego. Si un número le duele y quiere una segunda mirada, nuestra forma de trabajar es un desglose de 90 minutos de su propio P&L, línea por línea.

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